OmniFocus für den Mac und das iPhone

Professionelle Aufgabenverwaltung habe ich mir immer gewünscht, hatte aber nie ein Programm gefunden, was meinen Anforderungen entspricht. Vor allem nicht auf Windows. 

Mit dem Kauf meines Macs habe ich dann OmniFocus gefunden. Bekannt war mir das Programm schon vom iPhone her, vom Design her konnte ich mich allerdings nie damit anfreunden und hatte daher seit Jahren Things im Gebrauch.

 

Mittlerweile brauche ich für meine Aufgabenverwaltung mehr Funktionen. So unterstützte Things leider keine Uhrzeiten, kein Startdatum und Fälligkeitsdatum, kein Cloud-Syncing und als ganz wichtigen Punkt: Keine Unterprojekte.

 

Als Schüler trage ich mir gerne Hausaufgaben ein, dafür habe ich mir ein Projekt in OmniFocus am Mac angelegt und weitere Unterordner in diesem geöffnet für jedes einzelne Fach. Das klappt absolut hervorragend, und ist besser durchschaubar.

 

Aber was soll diese übertrieben lange Einleitung? Ich möchte euch stattdessen heute OmniFocus etwas näher bringen. Sowohl auf dem Mac als auch auf dem iPhone was in dieser Verbindung unter allen Taskmanagern einfach unschlagbar ist. 

 

 

OmniFocus für den Mac

Starten möchte ich zunächst mit der Mac Version von OmniFocus, denn diese ist noch funktionsreicher und intuitiver bedienbar als die iPhone Version, mit der klaren Begründung, dass Aufgabenverwaltung am Mac einfach besser von Hand geht als am kleinen iPhone.

Mit dem ersten Starten von OmniFocus für den Mac werden ein paar Beispielaufgaben importiert, um direkt in den Workflow komfortabel einsteigen zu können.

Diese können natürlich direkt wieder gelöscht werden.

Mit Klick auf das Plus in der linken unteren Ecke können neue Projekte, Ordner und intelligente Ordner (von iTunes bekannt...) erstellt werden. In diesem Artikel gehe ich allerdings nur auf die Projekte ein, da die Ordner im Prinzip nur zum weiteren Strukturieren geeignet sind. Wie man seine OmniFocus-Leiste am liebsten haben möchte, das muss natürlich jeder für sich selber wissen.

 

In den Projekten können Aufgaben angelegt werden, die einem bestimmten Bereich angehören. So kann bspw. ein Projekt für die morgige Einkaufsliste erstellt werden. Eingefügt werden in diesem Projekt neue Aufgaben (in OmniFocus „Objekte“ genannt). In diesem Falle zum Beispiel Milch kaufen, oder Pfand entwerten. 

Auch können Projekte für weitaus komplexere Bereiche angelegt werden. Menschen die beruflich viele Aufgaben haben, können Projekte und OmniFocus allgemein dazu einsetzen, um den Alltag schneller und stressfreier geregelt zu bekommen. 

 

Das Einfügen einer neuen Aufgabe geht schnell von der Hand. Dazu reicht ein Klick auf den Button „Aktion hinzufügen“ der sich in der Funktionsleiste oberhalb von OmniFocus befindet. Eine neue Aufgabenleiste öffnet sich in dem gerade geöffneten Projekt oder noch ganz simpel im Eigang. Hier kann Titel und Notiz editiert werden. Wer sich die Aufgabe besonders markieren möchte kann das Objekt auch „flaggen“, dadurch wird es mit einer orangenen Farbe kenntlich gemacht. Mit einem weiteren Klick auf „Informationen“ in der Funktionsleiste, öffnet sich ein zweites kleines Fenster, indem weitere optionale Punkte der Aufgabe hinzugefügt werden. Hierbei gibt es auch das Startdatum, das Fälligkeitsdatum und das Abschlussdatum. Auch können in diesem Fenster Projekte weiter definiert werden. Mit dem Arbeiten vom Informationsfenster, kann die Aufgabe somit weiter konkretisiert und fokussiert werden. Funktionen die zur normalen und einfachen Aufgabenverwaltung nicht dazu gehören können hiermit hinzugefügt werden. 

Wer viele Aufgaben hat, wird diese weiteren Funktionen gerne nutzen und hat seine OmniFocus Datenbank damit immer übersichtlich und gut strukturiert.

 

Im Gegensatz zu Things, bietet OmniFocus keine Heute-Liste. Die Heute-Liste zeigte in Things immer alle Aufgaben an, die am heutigen Tage fällig sind. Somit wanderten auch immer Aufgaben aus Projekten automatisch in diese Liste. Das vermisse ich leider in OmniFocus. Hier wird komplett auf eine Heute-Liste verzichtet, dafür werden fällige Aufgaben mit roten Zahlen in der Projekte-Sparte angezeigt, und bald fällige Aufgabe in orange. Auch das App Icon zeigt an, wie viele Aufgaben heute fällig sind. Damit ist auch immer ersichtlich wieviele Aufgaben heute noch zu erledigen sind, auch wenn das Programm gerade mal nicht im Einsatz ist. 

 

Auch erwähnenswert sind die verschiedenen Ansichten in OmniFocus. Hier werden dem Nutzer insgesamt 5 verschiedene Sichten geboten, da gibt es einmal den Eingangs-View, indem alle Aufgabe dargestellt werden, die gerade wichtig sind. Vor allem für Nutzer die von Things nach OmniFocus wechseln, ist diese Ansicht zur Eingewöhnung empfehlenswert. Weiterhin gibt es noch die Ansichten in Projekte-, Kontexte-, Fällig- und Gekennzeichnet-Form. Wie die Aufgaben dann sortiert werden, kann sich jeder selber denken, da brauche ich denke ich, nichts weiteres erklären. 

 

 

Damit nicht genug: OmniFocus bietet meiner Meinung nach als bestes Feature die Synchronisation zu Mobil-Geräten wie iPhone, iPod Touch und/oder iPad. Voraussetzung für diese Sync-Methode ist, dass OmniFocus for iPhone bzw. OmniFocus for iPad bereits installiert sind. Die Mobil-Versionen sind mit dem Kauf der Mac Version leider nicht dabei, und müssen extern im App Store gekauft werden. Die OmniGroup verlangt somit für die iPhone-Variante 15,99€ und stolze 32,99€ für die Version auf dem iPad. Einen Blick wert gilt vor allem der iPad Variante, denn die ist von allen Versionen am aufwändigsten Gestaltet und ist meiner Meinung nach ein Fest für die Augen. Sowohl vom Design als auch vom User Interface. 

Synchronisiert kann über Cloud. So kann das iPad mit dem iPhone synchronisieren und/oder mit dem Mac und andersherum. Alle Geräte können somit individuell synchron gehalten werden, somit erscheinen während der Bahn-Fahrt am iPhone eingetippte Aufgaben sowohl am Mac, als auch am iPad.

Der Sync funktioniert über mehrere Methoden, je nachdem was man persönlich bevorzugt, kann man sich für eine Methode entscheiden. Geboten wird: MobileMe, Bonjour, Volume und erweiterte Sync-Methode. Ich bevorzuge den Bonjour Dienst, denn der ist kostenlos, ohne Anmeldung einrichtbar und funktioniert einwandfrei.

Natürlich kann OmniFocus auch komplett ohne Sync betrieben werden. Alle Varianten von OmniFocus (Mac, iPhone & iPad) funktionieren auch alleine. Sie benötigen nicht die anderen Varianten. 

 

Als weiteres nettes Gimmick bietet OmniFocus am Mac die automatische Aufgabenerstellung aus Mail. Text der in Mail markiert wurde, kann nach OmniFocus übertragen werden ohne lästiges Copy&Paste. Auch untersützt OmniFocus iCal, Aufgaben die im Apple Kalender hinzugefügt wurden, können auch nach OmniFocus importiert werden und andersrum. 

 

 

 

OmniFocus für das iPhone 

Hierzu gibt es nicht viel neues zu sagen. Im Prinzip sieht die iPhone Version von OmniFocus genauso aus wie die Mac-Variante nur kleiner. Durch den Sync mit der Mac-Version können Aufgaben so auch mitgenommen werden, der vorallem Personen wie ich mit einem Desktop Mac, können diesen nicht mitnehmen. Daher ist die iPhone-Version sehr sinnvoll. 

Das Aufgabeneditieren funktioniert am iPhone genauso gut und einfach wie am Mac, auch vom Funktionsumfang ist die iPhone Variante keinerlei abgespeckt. Im Gegenteil: Fällige Aufgaben werden auch aufs iPhone via Local Notifications gepusht, dass heisst auch iPod Touch Nutzer werden ohne W-LAN an ihre fällig gewordenen Aufgaben erinnert. 

Die Notifications sind sehr gut gelöst, funktionieren immer und sind sehr pünktlich. 

Auch schmeichelhaft and der iPhone Version (und auch am iPad...) ist das toll designte App Icon. In Lila macht das Icon am iPhone Homescreen schon was hehr. 

 

 

 

 

Zusammenfassend kann ich sagen, dass mir OmniFocus als Gesamtpaket sehr gefällt. In Kombination mit den Mobil-Varianten aus dem Alltag gar nicht mehr wegzudenken, und durch das tolle und intuitive Design, die immer ankommenden Push-Benachrichtigungen und der hervorragende Sync auch noch spaßmachend. Denn lästige Alltags-Aufgaben können in Verwaltung mit OmniFocus auch Spaß machen.

 

 

Hersteller von OmniFocus ist die OmniGroup und unter http://www.omnigroup.com/ erreichbar. Die App kostet für den Mac ca. 65€ und ist auf der Herstellerseite als 14-Tage Testversion erhältlich. Die Vollversion kann entweder direkt auf der Homepage gekauft werden oder ist im Mac App Store praktischerweise erhältlich.

Wer auch noch Synchronisieren möchte, sieht sich gezwungen die iPhone und/oder iPad Variante von OmniFocus zu kaufen. Die kostet am iPhone 15,99€ und am iPad weitere 32,99€.

Als Gesamtpaket zahlt man in OmniFocus somit einmalige 114€, ist damit aber immer wunderbar organisiert und kriegt seine Dinge nun auch endlich mal wirklich geregelt.

Download Mac: http://www.omnigroup.com/products/omnifocus/

Download iPhone: http://itunes.apple.com/app/omnifocus/id284885288?mt=8

Download iPad: http://itunes.apple.com/app/omnifocus-for-ipad/id383804552?mt=8

 

/ndt

 

Auch habe ich einen Video-Screencast zu OmniFocus für den Mac gemacht. Darin zeige ich euch die wesentlichen Funktionen in OmniFocus und wie man es bestmöglich benutzt. Ich hoffe es gefällt euch ;-)

Entschuldigung für die leise Tonstärke, aber mein Mikrofon im iMac ist leider sehr schwach, daher tut mir und euch den Gefällen und dreht eure Boxen hoch :)

 

Kauf beim exklusiven Vertreiber von Games & Software in Deutschland Application Systems Heidelberg:

http://www.application-systems.de/omnifocus